Adviseur secretariaat
We doen het altijd zo en het gaat toch goed? Herkenbaar?
Dit is de gedachte die efficiëntie (en LEAN werken) bij jou op het secretariaat in de weg staat. Door van deze gedachte af te stappen en kritisch naar je werkzaamheden en werkprocessen te kijken, bespaar je tijd. Tijd die je kunt besteden aan taken waar JIJ jouw extra toegevoegde waarde kunt laten zien.
Wat MIJN toegevoegde waarde voor jou is? Ik heb jouw werk 30 jaar gedaan, ik ken het klappen van de zweep! Ik als ‘LEAN op jouw secretariaat’-adviseur ga je helpen om jou of jouw secretariaat weer in haar kracht te laten komen -> Doen wat ertoe doet, niet harder werken, wel slimmer!
In onze huidige tijd gaan de ontwikkelingen snel. Het is van belang dat managementassistenten hier voldoende op kunnen anticiperen. Als adviseur train ik jouw medewerkers mee te gaan met hun tijd en ‘future proof’ te blijven.
- – Worden de digitale programma’s optimaal gebruikt?
- – Welke nieuwe digitale programma’s zijn interessant?
- – Wat is de toegevoegde waarde van de werkzaamheden (lean-werken)?
- – Kritisch blijven kijken naar je eigen werk.
- – Het belang van sparren met collega-ondersteuners.
- – De meerwaarde van een vakvereniging om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.
Als rode draad gebruik ik hierbij de LEAN-methodiek; doen wat er toe doet door het verbeteren van de werkprocessen.
Zet je eerste stap naar een efficiënter secretariaat!
Een secretariaat speelt een CRUCIALE rol in het optimaliseren van de bedrijfsvoering en het vrijmaken van kostbare tijd voor jou als manager. Een efficiënt functionerend secretariaat draagt naast ondersteuning ook bij aan de winstgevendheid van jouw bedrijfsactiviteiten door zich te richten op het stroomlijnen van dagelijkse administratieve processen. Dit draagt uiteindelijk bij aan de winstgevendheid van de organisatie; indirecte winst dus!
Door taken op het secretariaat zoals e-mail, agenda, documentatiebeheer, effectiever aan te pakken (LEAN te maken), vermindert het secretariaat niet alleen de operationele kosten, maar opent zij ook de deur naar een verbeterde productiviteit. Managers kunnen hun tijd optimaler benutten, waardoor besluitvorming versneld wordt en strategieën efficiënter worden geïmplementeerd.
Door onnodige onderbrekingen en verspilling te minimaliseren, communicatie te verbeteren, draagt het bij aan een gestroomlijnde werkomgeving die de algehele bedrijfsprestaties bevordert. Dit resulteert niet alleen in een verbeterde interne samenwerking maar kan ook externe stakeholders positief beïnvloeden.
Met behulp van onderstaande pakketten bepaal jij zelf welke inzet je van mij wilt hebben. Samen laten we jouw secretariaat weer in haar kracht komen!
Start pakket
Inventarisatie & Advies
Na een aantal meeloopdagen op jouw secretariaat, stel ik een plan van aanpak op. In dit plan tref je onder andere mijn:
– algemene indruk over het secretariaat,
– te behalen quick wins,
– bevindingen over de processen,
– samenwerking op het secretariaat,
– verwachting & wensen secretariaat, manager & stakeholders.
Investering: vanaf € 2.500,= excl. btw *
Quick pakket
Opvolgen van aanbevelingen
Dit pakket sluit aan op het Start pakket. Naast het uitvoeren van de quick wins, komt ook het volgende aan bod:
– terugkoppeling plan van aanpak,
– training LEAN: meten = weten,
– doorvoeren quick wins -> laag fruit plukken,
– resultaat quick wins evalueren met het secretariaat en waar nodig bijschaven,
– opbrengsten quick pakket met jou bespreken.
Investering: vanaf € 3.000,= excl. btw *
Lean pakket
Procesverbetering
Met dit aanvullende pakket leg je een goede basis voor procesoptimalisatie op jouw secretariaat. Dit doen we door:
– het in kaart brengen van tijdvreters,
– een training LEAN procesverbetering,
– processen LEAN maken -> continu verbeteren,
– doen wat er toe doet -> de juiste dingen doen,
– het borgen van de processen 1 maand na afronding pakket.
Investering: vanaf € 4.000,= excl. btw *
Waarom kies je voor mij?
Werk slimmer, niet harder!
Een veelgehoorde en dure uitspraak is: ‘we doen het altijd zo’! Samen met de managementassistenten onderzoek ik waarom het altijd zo gedaan wordt en of ze het sneller, beter kortom efficiënter kunnen doen.
Van belang is om eerst je taken helder te hebben én hoeveel tijd je kwijt bent aan alles wat je doet. Je zult versteld staan hoeveel je (tussendoor) doet en wat dit kost aan tijd!!!
Nu wordt het tijd dat we samen aan de slag gaan!
We gaan kritisch naar je overzicht kijken; zowel naar alle taken -> horen deze wel op het secretariaat thuis? En ook naar de tijd die het je gekost heeft -> waarom kost deze taak zoveel tijd?
Samen gaan we jouw processen doorlopen, verspilling eruit halen en aanscherpen en met je manager in gesprek over het takenpakket van het secretariaat; wat doen we wel en wat doen we niet meer.
Lees hier meer over in één van mijn blogs!