Doen wat er toe doet, maak je secretariaat LEAN!
Heb jij wel eens kritisch naar je eigen werkzaamheden op het secretariaat gekeken? Nee, misschien wel eens een goed idee om dit te gaan doen! Wel? Wat is je toen opgevallen? Ga eens met z’n allen een lijst maken met werkzaamheden waarvan jij/jullie denken dat het verspilling is, oftewel ‘ben ik nog wel die dingen aan het doen wat er toe doet’!. Doe dit op een groot vel, want op deze manier inspireer je elkaar.
Verspillingen
Op bijgevoegde foto hebben wij, gedurende circa 10 minuten, ook zo’n sessie gedaan. De belangrijkste punten die als tijdverslinders en verspillers naar voren kwamen, waren:
* slechte communicatie;
* last minute verschuiven van afspraken;
* iedereen in de cc van een mail hebben staan;
* zogenaamde ‘spoedjes’;
* trage computers etc.
Dit is een kleine greep van punten waar jullie waarschijnlijk ook last van hebben!
Leaner werken op het secretariaat, hoe dan?
Nu je deze punten voor jezelf helder hebt, kun je stappen gaan zetten naar een ‘leaner’ secretariaat. Voor een aantal punten kun je door het maken van duidelijke afspraken met de veroorzaker(s) al een heel eind ‘leaner’ worden. Spreek bijvoorbeeld af dat alleen die personen in de CC komen, waar de mail betrekking op heeft, dit scheelt jou zo weer diverse mailtjes in je mailbox. Wil je baas een afspraak last-minute afzeggen, vraag door waarom hij/zij die afspraak wil verzetten en probeer duidelijk te maken wat dit voor werk voor jou oplevert. Vaak staat je leidinggevende hier niet bij stil! Dit zijn een paar kleine, snelle oplossingen die je al veel tijdwinst op kunnen leveren. Voor wat complexere cases is het raadzaam hier een verbetertraject voor te starten. Als Orange-belt ben ik in staat om deze verbeterprocessen te begeleiden, dus ik zou je kunnen helpen! Een buitenstaander is meestal beter in staat om kritisch naar processen te kijken omdat deze persoon niet bedrijfsblind is. Waar je als bedrijf ‘vanaf zal moeten’, zijn de uitdrukkingen ‘ja maar…’ en/of ‘we doen het al jaren zo’!
Wat is Lean nu eigenlijk?
Lean is een methode om onderzoek te doen naar verbeterpunten in een proces (zie ook mijn blog ‘brandjes blussen of definitief oplossen’), je gaat kijken waar in het proces de verspilling ontstaat (niet waarde toevoegende activiteit) en van daaruit ga je zoeken hoe je deze verspilling uit je proces kunt halen. Door de verspilling op te lossen bespaar je tijd en TIJD = GELD!
Contact
Wil jij ook een leaner secretariaat? Verspeel geen tijd en neem contact met me op. Dat kan door me te bellen: 06-425 85 913 of door op onderstaande button te klikken!
