Draait jouw secretariaat overuren door een krapte op de arbeidsmarkt?
Tijd om naar je werkwijze te kijken!
Krapte op de arbeidsmarkt, iets wat voorlopig zal aanhouden en misschien niet meer weggaat. Paniek op het secretariaat, want hoe moeten nu alle ballen hooggehouden worden nu uitbreiding er (voorlopig) niet inzit…
Draait jouw secretariaat overuren door krapte op de arbeidsmarkt? Tijd om kritisch naar jullie werkwijze te kijken!
Door de groei van het bedrijf of door groei van werkzaamheden kan jouw secretariaat onder druk komen te staan. Werknemers ervaren werkdruk, taken blijven liggen of gebeuren half. Nu kun je extra collega’s aannemen toch? Een optie, echter ik heb een ander voorstel voor je. Benieuwd? Ik vertel het je graag in mijn blog!
‘We doen het altijd zo en het gaat toch goed?’ Schaf het af
Ook al klinkt het uitbreiden van jullie team als een logische stap, is het niet altijd nodig. In veel gevallen kun je door het analyseren van jullie werkwijze, jullie processen anders inrichten, waardoor de werkdruk verminderd en die extra collega niet nodig is. Het fundament van LEAN werken.
‘We doen het altijd zo en het gaat toch goed?’. Herkenbaar? Dit is de gedachte die efficiëntie (en LEAN werken) in de weg staat. Door van deze gedachte af te stappen en kritisch naar jouw processen (en secretariaat) te kijken, bespaar je op de lange termijn veel tijd. Tijd die je kun besteden aan werkzaamheden die voor jouw bedrijf toegevoegde waarde bieden.
Werk slimmer, niet harder; kijk naar je processen
Nu hoor ik je denken: dat LEAN werken zie ik wel zitten, maar waar begin ik? Begin klein en kijk eens kritisch naar de werkzaamheden op jouw secretariaat. Maak een lijst van de werkzaamheden en bedenk waarom jullie bepaalde werkzaamheden doen. Ik durf te wedden dat jullie verschillende keren met de uitleg komen “omdat we het altijd zo doen”… Maar is dit ook de beste manier?
Even terug naar die lijst met werkzaamheden. Het is goed om met een brainstorm te beginnen om zo de belangrijkste werkzaamheden in kaart te brengen. Maar er zullen veel werkzaamheden zijn waar je niet direct aan denkt en die wel veel tijd in beslag nemen. Schrijf daarom gedurende een periode van 1 á 2 weken alles op wat je doet en hoeveel tijd dit kost.
Nu hoor ik je denken: ‘Moet dat? Dat kost mij weer extra tijd. Het hele idee van LEAN is toch dat je slimmer werkt, niet meer?’ Klopt. Het voelt misschien tegenstrijdig, maar je moet eerst voor jezelf helder krijgen waar je je tijd aan besteed, voordat je jouw werkprocessen slimmer kunt indelen.
En daar is dan DE EYE-OPENER 👀
Wanneer je 1 á 2 weken je werkzaamheden bijhoudt, schrik je vast van de hoeveelheid (onnodige) werkzaamheden die je in week doet. Nu ben ik benieuwd: welke werkzaamheden doe je omdat je het altijd zo doet? Dat dacht ik al… Tijd voor actie!
En daar is dan gelijk weer je drempel om het niet te doen, want waar start je in het doolhof van werkzaamheden?
Laat mij je helpen! Samen gaan we de werkzaamheden van jouw secretariaat ordenen en afstemmen, zodat we op korte termijn al tijdwinst kunnen boeken. Bestaat jouw secretariaat uit meerdere personen? Dan laten we iedereen hun werkzaamheden bijhouden. Dit doen we niet om hen te controleren, maar om ieder in zijn of haar kracht te zetten. Oftewel: ze te laten doen waar ze energie van krijgen.
Zo vergroot je het werkplezier op jouw secretariaat
Door de werkzaamheden binnen jouw secretariaat in kaart te brengen en te reorganiseren, boek je niet alleen tijdwinst, maar doet ook iedereen weer wat hij of zij leuk vindt. Een voorbeeld: misschien vind jij notuleren niet leuk, maar doet een collega dit wel graag. Wissel dan een taak, zodat jullie allebei meer plezier in jullie werk krijgen en jullie elkaar versterken. Zo creëer je perfecte & aanvullende functies en doet niet iedereen een beetje. Je brengt focus aan.
Klinkt het LEAN werken jou als muziek in de uren en heb je zin om te gaan starten? Laten we dan een kopje koffie doen!
Eerst vrijblijvend meer weten? Bel me dan gerust of stuur me een appje. Ik kom graag bij je langs om de mogelijkheden te bespreken of om gewoons eens vanaf de zijlijn mee te kijken.