Wat betekent dat nu;
LEAN werken op het secretariaat en waar begin je?
Kort gezegd: doen wat er toe doet!
Hoe dan?
Door te beginnen met kritisch naar je werkzaamheden te kijken. Vraag je eens af wat de toegevoegde waarde is waarom je bepaalde werkzaamheden doet. Misschien kom je wel tot de conclusie dat je iets doet ‘omdat je het altijd zo doet’, maar dat je eigenlijk niet zeker weet of je manager er iets mee doet. Misschien doet hij er wel iets mee, maar hoeft het niet zo uitgebreid zoals jij het nu aanlevert… Ja echt: dit komt HEEL veel voor! En je manager staat hier ook vaak niet bij stil. Tijd voor actie dus!
Waar begin ik dan?
Begin om eens een periode tijd te gaan schrijven (minimaal 1 week, max 2 weken). Schrijf alles op wat je doet en hoeveel tijd het je kost. Na deze periode heb je inzichtelijk hoeveel tijd bepaalde werkzaamheden kosten. Je zult zien: hier schrik je van, maar het opent tevens je ogen! Tijd om hiermee aan de slag te gaan.
Help; alweer hoe dan?
Daarbij kan ik je helpen. Samen gaan we jouw tijdschrijfgegevens ordenen en afstemmen waar we als eerste tijdwinst kunnen behalen. Bestaat jouw secretariaat uit meerdere personen, dan moet iedereen gaan tijdschrijven. Van toegevoegde waarde is om ieder te laten aangeven van welke werkzaamheden hij/zij in zijn/haar kracht komt; oftewel waar krijg je energie van. Je kunt dan onderling misschien taken overdragen. Bijvoorbeeld vind jij notuleren niet leuk, maar je collega doet dit wel graag, overleg of hij/zij dit voor jou kan doen, dan kun jij iets anders overnemen waar jouw kracht ligt. Zo creëer je jouw perfecte functie.
Kop koffie?
Wil je hier meer over weten, bel me berust, ik kom graag bij je langs om de mogelijkheden te bespreken, om langs de zijlijn mee te kijken! Lekker, cappuccino graag!
Tot gauw!