Zeg vaarwel tegen wachttijden en omarm efficiëntie!
Op jouw secretariaat wil je je tijd zo goed mogelijk benutten, want je bent al druk genoeg om alle ballen in de lucht te houden. Maar weet je dat je vaak heel makkelijk tijd kunt besparen zonder dat je werkzaamheden hoeft af te schuiven? Dit kan door #LEAN te gaan werken, verspillingen uit je proces halen. Nu hoor ik je denken; wat is LEAN werken en wat zijn voorbeelden van verspillingen? Ik ga je helpen!
Wat is LEAN werken?
Lean werken op het secretariaat betekent efficiënter werken door verspilling te verminderen. Dit omvat bijvoorbeeld het stroomlijnen van administratieve processen, het verminderen van onnodige wachttijden en het optimaliseren van communicatie, zodat het secretariaat effectiever kan functioneren en meer waarde kan leveren.
Wat zijn Verspillingen?
Verspillingen bij LEAN is alles wat geen waarde toevoegt aan jouw eindproduct of de dienst. Dus, als iets tijd, materiaal, of moeite kost maar geen extra nut heeft voor de klant, dan wordt dat beschouwd als verspilling. Met LEAN werken probeer je deze verspillingen te verminderen of elimineren om efficiënter te werken. Je hebt binnen LEAN 8 soorten verspillingen, in deze blog ga ik er eentje uitgebreid toelichten.
Verspilling WACHTEN
Wachten zijn momenten waarop jouw werk door wat voor oorzaak dan ook tijdelijk stil komt te liggen. Dit leidt tot vertraging in de voortgang van jouw werk of activiteiten; je haalt een deadline niet, moet overwerken om het af te krijgen etc. Het verminderen van wachttijden draagt bij aan een efficiënter secretariaatsproces.
Voorbeelden van wacht-momenten
Ik geef je hieronder diverse voorbeelden van wachtmomenten. Je kunt wachten op:
✅ Informatie -> Je moet wachten op benodigde informatie van anderen om je taak te voltooien.
✅ Goedkeuring van documenten ->Er treedt vertraging op doordat documenten moeten worden goedgekeurd voordat je verdere stappen kunt ondernemen.
✅ Vergaderingen -> Vergaderingen die niet op tijd beginnen, kosten extra tijd en dus verspilling.
✅ Feedback -> Jij moeten wachten op feedback van collega’s, leidinggevenden of klanten voordat je verder kunnen gaan met je taken.
✅ Afspraken -> Je kunt het maken van een afspraak niet voltooien omdat je op reactie moet wachten van cliënten, collega’s of externe partijen.
✅ Autorisatie -> Je moet wachten op goedkeuring of autorisatie van hogere niveaus voordat je bepaalde acties kunnen ondernemen.
✅ Technologische ondersteuning -> Als je moet wachten op technische hulp of oplossingen voor problemen met computers, software of andere kantoorapparatuur.
✅ Reacties op mails -> Overmatige wachttijd kan optreden als je afhankelijk bent van reacties op e-mails voordat je weer verder kunt gaan met je taak.
✅ Training -> Je moet wachten op een training of instructies voordat je een nieuwe taak kunt uitvoeren.
Van verspilling naar waarde
Nu je weet wat de verspilling ‘wachten’ inhoudt, kun je hier in je dagelijkse werkzaamheden op gaan letten en wachttijden gaan verminderen. Het gaat je ruimte geven om je processen te stroomlijnen en te focussen op die taken die écht van betekenis zijn.
Efficiënter werken
LEAN werken leert je hoe je slimmer kunt (samen)werken en processen kunt optimaliseren, waardoor je productiever en effectiever wordt. Ontdek de kracht van efficiëntie op het secretariaat! We verminderen wachttijden en verspilling, waardoor we meer tijd hebben voor wat er echt toe doet!
Weet je dat er 8 soorten verspillingen zijn?
In mijn volgende blog neem ik je mee in een andere verspillingen van LEAN-werken, dus houd mijn site in de gaten!
✅ Wil je weten wat ik voor jou en/of jouw secretariaat kan betekenen, neem contact met mij op: ☎️ 06- 425 85 913 / 📪 margot@officeserviceshouten.nl of kijk op mijn website!
Wat zijn jouw inzichten en uitdagingen op het gebied van lean werken op het secretariaat?