Contractbeheer, hoe is dit bij jou geregeld?
Contractbeheer; overzichtelijk of met diverse excel lijstjes waarbij je zelf in de gaten moet houden wanneer welk contract afloopt? Eerlijk gezegd heb ik het vroeger ook zo gedaan, maar nu ik weet hoe heerlijk het is dit goed te kunnen managen, wil ik niet meer terug naar mijn oude lijstjes!
Bij mijn opdrachtgever hield iedere binnendienstmedewerker zijn eigen lijstje bij. Nergens was dus een totaal overzicht van de lopende contracten, ook stonden de digitale (getekende) bestanden van deze contracten overal en nergens opgeslagen. Geen contractbeheer dus; er werd veel te veel achter de feiten aangelopen en er werd te laat geconstateerd dat een contract verlopen was. In het ergste geval wisten ze niet eens het bestaan van het contract! Dit kán en wil je natuurlijk niet, het kost handenvol geld en in het ergste geval is je klant inmiddels overgestapt naar je concurrent!
Contractbeheerpakket
Voor mijn opdrachtgever heb ik uitgezocht hoe dit voor hem het beste gestroomlijnd kon worden. Dit heeft geresulteerd in de aanschaf van een speciaal contractbeheerpakket, genaamd MochaDocs. In dit pakket heb ik alle lopende contracten ingevoerd, met daarbij alle afspraken, looptijd, taken etc. Tevens heeft dit contractbeheerpakket als voordeel dat je alle documenten betreffende dit contract, bij het contract kunt opslaan. Nooit meer zoeken naar de laatste versie of het getekende contract!
Contractbeheerder
Binnen de organisatie is een verantwoordelijke voor het contractbeheer aangewezen. Deze persoon krijgt via het contractbeheerpakket, een aantal maanden voordat het contract eindigt, een melding en kan op deze manier tijdig actie ondernemen. Een ander bijkomend voordeel is dat er ook een tal van andere rapportages uit het programma gegenereerd kunnen worden, die de inzichtelijkheid van je contractgegevens ten goede komen. Tevens heb ik voor mijn opdrachtgever ook andere type contracten in dit contractbeheerpakket ingevoerd, bijvoorbeeld zijn facilitaire contracten, onderhoudscontracten, certificaten met een verloopdatum zodat ook hier een signaal afgegeven wordt als deze verlopen.